(1)做好建築工程資料管理工作,是認真貫徹《建設工程文件歸檔管理規範》(GB/T50328-2001)，切實加強建設工程資料的規範化管理,提高工程管理水平，確保工程質量的具體體現。
(2)建築工程資料是城建檔案的重要組成部分，是工程竣工驗收,評定工程質量優劣、結構及安全可靠程度，認定工程質量等級的必要條件。因此,必須對建築工程資料加強管理,使其能夠全麵客觀地反映工程的實際狀況。
(3)建築工程資料是保證工程質量,處理安全事故,以及對工程進行檢查、維修、管理、使用、改建、擴建、工程結算、決算和審計的重要技術依據。
(4)加強工程資料管理,可以督促每個單位和個人按照標準、規範和規程進行工作。
(5)工程資料不符合有關規定和要求的,不得進行工程竣工驗收;施工過程中工程資料的驗收,必須與工程質量驗收同步進行。
(6)施工過程中工程資料的保存管理應按相關程序和約定執行,工程竣工後,參建各方應對工程資料進行歸檔保存,為未來的建設提供參考、積累經驗,是指導未來工程建設的重要信息。
因此,凡在中華人民共和國行政區域內參與新建、改建或擴建的建設、勘察、設計、監理和施工的單位，均應做好工程資料的管理工作。凡是與工程建設相關的重要活動，能夠記載工程建設主要過程和現狀,具有保存價值的各種載體的文件和資料,都應收集齊全並整理組卷後,向相應部門歸檔。